Затраты на эксплуатацию оргтехники в офисе составляю довольно внушительную сумму. В основном, эти затраты сводятся к трем статьям: покупка бумаги, покупка картриджей, сервисное обслуживание принтеров и МФУ. В данной статье  я, технический директор фирмы по  обслуживанию оргтехники, изложу свой взгляд на то, как можно оптимизировать указанные три статьи расходов.

1. Бумага.

Закупая бумагу для оргтехники, желательно использовать универсальное правило – не покупать ни самый дешевый, ни самый дорогой сорт, а довольствоваться средним ценовым сегментом.  Большинство офисов в Петербурге используют бумагу марки Светокопи. Не обязательно использовать именно эту марку, но если Вам предложат более дешевую – то лучше воздержаться. В принципе, использование некачественной бумаги, в большинстве случаев, не приводит ни к каким негативным последствиям, кроме того, что из-за этого в принтерах и МФУ чаще застревает бумага.  Но, бывают моменты, когда из-за этого возникают лишние нарекания на службы сервиса и снабжения ( а нужно ли Вам это?).

В последнее время все большее и большее распространие имеют полноцветные принтеры и МФУ. Считается, что для такого оборудования нужна специальная бумага – бумага для цветной лазерной печати. Это – верно, но только если Вы предъявляете повышенные требования к качеству цветных распечаток. Для повседневной переписки и даже презентационных материалов обычного качества, вполне подойдет, например, Светокопи.

2. Картриджи.

Все без исключения принтеры и МФУ используют одноразовые картриджи. По крайней мере, так написано во всех инструкциях по эксплуатации. Согласно этим инструкциям, если закончился картридж, то его нужно утилизировать, а в принтер вставить новый. Обязательно фирменный. При таком подходе производитель гарантирует Вам высокое качество и надежность работы принтеров и МФУ. А я, вдогонку, гарантирую астрономические счета на новые оригинальные картриджи. Судите сами : стоимость картриджа в пересчете на 1 копию составляет от 11 копеек за 1 копию до … 2 рублей за 1 копию.
Альтернатива «самому качественному и надежному» варианту – есть.

Альтернатива 1 – совместимые картриджи.

Вместо оригинальных картриджей Вы можете закупать неоригинальные
 ( совместимые ) картриджи. Цена таких картриджей как минимум в 2 раза дешевле, чем цена оригинальных. Качество работы, как правило, не уступает оригинальным. На рынке присутствует огромный выбор различных брендов совместимых картриджей. Не мудрено запутаться. Например, бренды оригинальных картриджей – это  Canon, Brother, HP и т.д. А любой бренд совместимых картриджей, например  S-Print или Cactus, выпускает картриджи многих производителей – и  Canon и  Brother и HP и другие.

Основной проблемой использования совместимых картриджей является нестабильность качества. Среди брендов совместимых картриджей есть более качественные бренды и менее качественные. Так как эти бренды постоянно возникают и исчезают, то пока я не готов выдать Вам рейтинг таких брендов. Но,  Вы можете экспериментально выбрать такой бренд, который будет удовлетворять Вас по соотношению цена/качество.

Альтернатива 2 – заправка картриджей.

Заправка картриджей – это самый популярный и выгодный способ решения проблемы картриджей. Обычно это делается так.
А. У Вас в офисе есть некоторое количество принтеров и, соответственно, пустых картриджей. Вы ищите в интернете организацию, которая будет заправлять эти картриджи. Заключается устный или письменный договор.
Б.  Их представитель приезжает к Вам в офис и забирает картриджи в мастерскую.
В. Через пару дней картриджи возвращаются к Вам в офис заправленные.
Г.  Если в любой момент времени у вас возникает претензия к качеству работы заправленного картриджа, (такое бывает примерно в 5% случаев), вы откладываете этот картридж, и организация ремонтирует его бесплатно.    

Основным достоинством заправки картриджей является дешевизна решения вопроса по сравнению с закупкой новых картриджей.

Основной недостаток – невозможность контроля потока картриджей.

В организации, в которой эксплуатируется более 10 принтеров и МФУ, картриджей для заправки скапливается столько, что процесс заправки превращается в поток – какие-то картриджи стоят в принтерах, другие - ждут отправки в мастерскую, третьи - уже отданы в заправку. В этой ситуации крайне сложно отследить сколько же картриджей заправляется в месяц реально. Кроме того,  у сотрудника офиса, который ведает картриджами, всегда есть соблазн сговора с заправляющей организацией с целью   приписать лишние заправки, а деньги – поделить. В случае покупки новых картриджей, это сложнее.

В завершении я хотел бы отметить, что оптимизация затрат на картриджи начинается еще на стадии закупки принтеров и МФУ. При принятии решения о закупке оргтехники, одним из важнейших параметров должен быть параметр удельная цена картриджа (т.е. цена/ресурс). Как я уже писал, этот показатель может  варьироваться в зависимости от модели принтера от 11 копеек за 1 распечатку до 2 рублей за 1 распечатку.

3. Сервисное обслуживание.
Будь я проклят… Я 15 лет работаю в этой сфере, и все время меня воротит от этого безграмотного выражения. Сервисного обслуживания – не бывает!  Ведь сервис – это и есть обслуживание…. Но все так говорят, и мне приходится подстраиваться.

Итак, про техническое обслуживание. Техническое обслуживание бывает разовым и периодическим. У всех современных принтеров и МФУ период обслуживания измеряется в отпечатках и не бывает меньше чем 20000 отпечатков. Поэтому, на периодическое обслуживание целесообразно ставить только те принтеры и МФУ, которые «пашут» не менее чем по 20000 отпечатков в месяц. Для всех остальных устройств вполне достаточно разового обслуживания – т.е. вызова специалиста когда сломается.

Ваш бухгалтер Вам может сказать, что так не пойдет – что обязательно нужен договор. Это не проблема – можно заключить договор на год, в котором не фиксируется ежемесячный тариф, а оплата производится по актам на разовые работы.

Соотношение между ценами на устройства и ценами на ремонт этих устройств таковы, что всякий раз, давая «добро» на ремонт, нужно оценить, а не дешевле ли купить новый прибор, вместо ремонта старого? Как ни странно, это соображение действительно и для дорогостоящих  принтеров и МФУ. Если они уже выработали свой ресурс – постоянный ремонт может оказаться дороже, чем покупка нового.

Заправка картриджей